Werkgevers verwerken veel persoonsgegevens van hun werknemers. Deze zijn vaak opgeslagen in een personeelsdossier. Werkgevers mogen alleen een personeelsdossier aanleggen als dat noodzakelijk is om een arbeidsovereenkomst of een aanstelling als ambtenaar uit te voeren. En zij moeten daarbij rekening houden met de privacy van hun werknemers.
Voorwaarden personeelsdossier
De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (UAVG) geven de voorwaarden voor het aanleggen van personeelsdossiers. Werkgevers:
- zijn verantwoordelijk voor de juistheid en nauwkeurigheid van de gegevens in het personeelsdossier;
- mogen niet meer gegevens in het personeelsdossier vastleggen dan nodig is, en de gegevens moeten ter zake doen;
- moeten de werknemers informeren, onder andere over welke gegevens zij verzamelen, voor welke doeleinden en op basis van welke rechtsgrond;
- moeten de persoonsgegevens passend beveiligen, zodat ze niet verloren raken of in verkeerde handen terechtkomen;
- mogen de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is;
- moeten werknemers de mogelijkheid bieden hun gegevens in te zien – dit geldt in principe voor het gehele personeelsdossier – en eventueel te rectificeren te beperken of te verwijderen;
- moeten werknemers afzonderlijk wijzen op het recht van bezwaar bij de verwerking van gegevens op grond van het gerechtvaardigd belang;
- moeten werknemers in voorkomende gevallen de mogelijkheid bieden hun recht op dataportabiliteit uit te oefenen.
Bron:
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/werk-en-uitkering/personeelsdossiers
Welke gegevens mag mijn werkgever opnemen in mijn personeelsdossier?
De hoofdregel is dat uw werkgever alleen gegevens in uw personeelsdossier mag opnemen die noodzakelijk zijn voor het doel van het personeelsdossier.
In uw personeelsdossier bewaart uw werkgever de gegevens die hij nodig heeft om de arbeidsovereenkomst met u te kunnen uitvoeren. Een goed personeelsdossier bevat alle actuele gegevens op basis waarvan uw werkgever zijn beslissingen over u kan onderbouwen. Bijvoorbeeld salarisverhoging of ontslag.
Sommige gegevens heeft uw werkgever nodig om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals het betalen van belasting en premies. Andere gegevens zijn belangrijk voor bijvoorbeeld het personeelsbeleid.
Inhoud personeelsdossier
Uw werkgever mag onder meer de volgende gegevens in uw personeelsdossier opnemen:
- klachten;
- waarschuwingen;
- verzuimfrequentie (hoe vaak u er niet bent);
- verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken die door u voor akkoord of gezien zijn getekend
- een kopie van uw identiteitsbewijs;
- uw burgerservicenummer (BSN);
- persoonlijke werkaantekeningen van uw leidinggevende.
Medische gegevens
Uw werkgever mag uw medische gegevens in principe niet opnemen in uw personeelsdossier.
Strafrechtelijke gegevens
Uw werkgever mag strafrechtelijke persoonsgegevens alleen onder strikte voorwaarden verwerken:
- de verwerking van deze gegevens is noodzakelijk om de belangen van de werkgever te beschermen;
- het gaat om strafbare feiten die zijn of worden gepleegd jegens de werkgever of jegens zijn werknemers;
- de verwerking vindt plaats volgens de regels die zijn vastgesteld in overeenstemming met de Wet op de ondernemingsraden.
